Permisos
Vincent Depassier · 24 de septiembre de 2026
Quién puede abrir y cambiar un documento se decide en dos capas. El rol del workspace define qué puede hacer alguien con Docs en general. Después, la lista de acceso propia de un documento o una carpeta puede achicar eso a personas concretas.
La trampa: nombrar a alguien deja afuera a todos los demás. Un documento sin lista de acceso sigue a los roles. Apenas agregás una sola persona a su lista, solo las personas y roles de esa lista pueden llegar a él: los roles del workspace dejan de contar para ese documento. Agregar a un colega "para que también lo vea" saca a todos los que lo veían por su rol. Agregá junto con la persona los roles que tienen que seguir teniendo acceso.
Capa 1: el rol
Los roles del workspace tienen un permiso Doc (leer, crear, actualizar, eliminar, administrar) que se aplica a cada documento que no gobierna una lista de acceso. También es la única forma de permitir Crear documentos, que no se puede dar por documento.
En un documento sin lista de acceso, un rol que puede actualizar documentos también puede publicarlos.
Capa 2: la lista de acceso
Abrí Permisos desde el menú de un documento o una carpeta. Podés dar acceso a usuarios, roles y agentes, y elegir qué puede hacer cada uno.
En un documento
Acción | Permite |
Ver el documento | Abrirlo y leerlo |
Editar el contenido | Editar y guardar. Incluye ver |
Eliminar el documento | Eliminarlo. Incluye editar y ver |
Publicar y despublicar | Hacerlo público en un link, o retirarlo |
Exportar | Exportarlo como archivo desde automatizaciones y la API |
Gestionar firmas | Mandarlo a firmar y administrar el proceso. Incluye ver, no editar |
Gestionar el acceso | Todo, incluido cambiar esta lista |
Comentar | Nada por ahora: no hay función de comentarios |
Ver, Editar y Eliminar se van sumando. Publicar y Exportar son aparte: quien puede editar un documento no lo puede publicar salvo que también tenga Publicar y despublicar. Eso es lo que permite que alguien trabaje en una cotización sin poder ponerla frente al cliente.
Imprimir desde Exportar → Exportar como PDF en el portal solo necesita Ver: imprime lo que esa persona ya puede leer.
En una carpeta
Una carpeta ofrece las acciones de documento (ver, crear, editar, eliminar, comentar) y se aplican a los documentos de adentro.
Cómo se combinan las reglas
Un documento con lista propia se rige solo por esa lista.
Si no, hereda de su carpeta. Si esa carpeta no tiene lista, de la de arriba, y así hacia arriba.
Gana la lista más cercana. Las listas no se suman: un documento con lista propia ignora por completo la de su carpeta, y una subcarpeta con lista ignora la de su padre.
Si nada hacia arriba tiene lista, deciden los roles del workspace.
Los dueños del workspace siempre llegan a todo.
Los documentos y carpetas a los que no podés llegar desaparecen de tu Explorer, no se muestran bloqueados.
Cosas que cambian el acceso sin tocar una lista
Mover un documento cambia la carpeta de la que hereda.
Duplicar copia la lista de acceso del original a la copia.
Crear un documento no le da lista propia; hereda de donde lo creaste.
Renombrar, mover y eliminar la carpeta en sí se rige por el permiso Doc del rol, no por la lista de acceso de la carpeta.
Acceso desde fuera del portal
Las API keys y los conectores de IA no usan estas listas. Tienen su propia configuración de Acceso a Docs, y no ven ningún documento hasta que les des acceso ahí. Ver Automatizaciones, IA y la API.