Automatizaciones, IA y la API
Vincent Depassier · 24 de septiembre de 2026
Los documentos se pueden crear, generar, buscar, publicar, exportar y mandar a firmar sin abrir el portal: desde automatizaciones, desde los agentes de IA del workspace y desde apps externas por la API y MCP.
La trampa: la búsqueda con IA solo encuentra los documentos que indexaste. El nodo Docs Query y los agentes buscan documentos por significado, y buscan en un índice, no en los documentos mismos. Un documento entra al índice solo cuando alguien elige Indexar para IA sobre él. Guardar no indexa nada. Un documento que nunca se indexó es invisible para la búsqueda; uno editado después de indexarlo se busca como estaba en ese momento. Mirá la marca del documento (Indexado, Desactualizado o Sin indexar) e indexalo de nuevo después de cambios importantes.
Indexar para IA
Indexar para IA está en el menú de un documento en el Explorer, y la marca en el encabezado del documento hace lo mismo al hacer clic. La indexación es manual, de a un documento.
Marca | Significa |
Sin indexar | La búsqueda no lo ve |
Indexado | La búsqueda ve el contenido actual |
Desactualizado | Se editó después de indexarlo; la búsqueda ve el contenido viejo |
Un documento sin texto no se puede indexar.
Nodos de automatización
La categoría Docs de la paleta de nodos:
Nodo | Qué hace | AU por ejecución |
Docs Query | Busca por significado en documentos indexados (todos, algunas carpetas o documentos puntuales) y devuelve los pasajes más cercanos (de 1 a 20, 5 por defecto) | 2 |
Docs Write | Crea un documento, reemplaza su contenido o le agrega al final, desde markdown o texto enriquecido | 2 |
Docs: Get Content | Lee el contenido de un documento | 1 |
Docs: List | Lista documentos: 50 por defecto, 200 como máximo | 1 |
Docs: Generate from Template | Genera un documento desde una plantilla y las filas que le pasás, en la carpeta que elijas | 3 |
Docs: Regenerate | Reescribe un documento generado desde su plantilla y sus filas, conservando el mismo documento y sus links | 3 |
Docs: Resolve Variables | Completa las variables de una plantilla para una fila sin crear un documento | 2 |
Docs: Publish | Publica o despublica un documento y devuelve su link público, indicando si abre en este momento | 1 |
Docs: Export to File | Exporta a PDF o Word en Archivos, solo texto; ver Exportar | 3 |
Docs: Send for Signature | Inicia un proceso de firma | 3 |
Docs: Signature Status | Lee en qué estado está un proceso de firma | 1 |
Docs: Manage Signature | Reenvía o cancela un proceso de firma | 2 |
Docs Write → Update reemplaza el documento entero. Para sumar a un registro o a un resumen que crece, usá Append.
Regenerate guarda el contenido anterior como una versión antes de reescribir, no hace nada si el resultado sería idéntico y se rechaza mientras haya un proceso de firma abierto sobre ese documento. Falla si la plantilla fue eliminada.
Generate from Template es la forma de generar para una tabla grande: el selector del portal carga solo 50 filas, el nodo acepta cualquier fila que le pases.
Disparar con eventos de documentos
El trigger System Event puede iniciar una automatización cuando un documento se publica o se despublica, y en cada paso de un proceso de firma:
Evento | Se dispara cuando |
Doc Published / Doc Unpublished | Un documento se publica o se retira |
Signature: sent | Un documento se manda a firmar |
Signature: opened by a signer | Un firmante abre su link |
Signature: a signer signed | Firma uno de los firmantes |
Signature: fully signed | Firma el último firmante |
Signature: a signer declined | Un firmante rechaza |
Signature: cancelled | Se cancela el proceso |
Signature: invitation resent | Se reenvía una invitación |
"Firmado por todos → exportar el documento firmado y guardarlo en el negocio" es la forma típica.
Agentes
Los agentes de IA del workspace tienen herramientas para listar, leer, crear, actualizar, mover, duplicar, publicar y eliminar documentos, generar desde plantillas, trabajar con versiones y carpetas, exportar y manejar firmas. A qué puede llegar un agente se rige como con una persona: los agentes se pueden nombrar en la lista de acceso de un documento o una carpeta.
La API y MCP
Las API keys y los conectores MCP (incluidos los clientes de IA conectados al workspace) tienen su propia pestaña Acceso a Docs, separada de las listas de acceso.
Nivel | Permite |
Sin acceso | Nada, aunque un permiso más amplio lo habilite |
Lectura | Listar y leer |
Lectura y escritura | Además, crear y editar |
Completo (incl. eliminar) | Además, eliminar |
Un permiso puede apuntar a todo el módulo, a una carpeta o a un solo documento, y gana el más específico: una carpeta en Sin acceso sigue cerrada aunque todo el módulo esté en Lectura.
Una credencial no ve ningún documento hasta que le des acceso. Vale también para las keys y conectores creados antes de que existiera Acceso a Docs; a ninguno se le dio acceso automáticamente. Ver Docs Scopes.
Los clientes MCP externos no reciben las herramientas de firma, exportación y PDF; esas quedan para los agentes propios del workspace.